Överlämning till ny BRF-styrelse – checklista

1. Konton och åtkomst

• Lista de tjänster föreningen använder, vem som administrerar dem och hur konton återställs. Ta med e-post, dokumentlagring, styrelseverktyg och leverantörsportaler.
• Ge nya ledamöter egna konton och behörigheter utifrån deras ansvar. Kontrollera att de kan logga in innan överlämningen avslutas.
• Flytta återställningsadresser och kontaktuppgifter som är knutna till avgående ledamöter. Dela inte lösenord i protokoll eller vanliga mejltrådar.
• Bestäm när avgående ledamöters åtkomst ska avslutas och vem som kontrollerar att det är gjort i varje tjänst.

2. Dokument och beslut

• Visa var protokoll, avtal, ritningar, underhållsunderlag och andra gemensamma dokument finns. Kontrollera att länkar och mappar går att öppna med de nya kontona.
• Markera vilka dokument som är aktuella och förklara hur äldre versioner hittas. Lämna en kort beskrivning av hur materialet är ordnat.
• Gå igenom beslut som ännu inte är genomförda och länka till underlaget så att nästa styrelse kan förstå bakgrunden.

3. Pågående ärenden och projekt

• Lista öppna frågor från boende, pågående underhåll och projekt. Ange nuläge, nästa steg, ansvarig och nästa datum att bevaka.
• Visa var tillhörande mejl, offerter och bilagor finns. Skilj mellan det som är beslutat, det som väntar på svar och det som behöver tas upp på nästa möte.
• Gå igenom gemensam e-post tillsammans och kontrollera vilka konversationer som fortfarande kräver åtgärd.

4. Ansvar och återkommande uppgifter

• Skriv ned vem som tar över varje ansvarsområde och vilka praktiska rutiner som hör till det.
• Gå igenom återkommande uppgifter, planerade möten och datum i föreningens avtal. Ange var uppgifterna följs upp.
• Notera sådant som ännu saknar ansvarig och bestäm när den nya styrelsen ska fördela det.

5. Leverantörer och kontaktvägar

• Samla aktuella kontaktpersoner hos förvaltare, entreprenörer och andra leverantörer, med kontaktuppgifter och vilket uppdrag de ansvarar för.
• Visa var avtalen finns och notera nästa planerade kontakt, öppna frågor och datum som behöver bevakas.
• Kom överens om vem som meddelar leverantörerna föreningens nya kontaktpersoner.

6. Nycklar och taggar

• Stäm av registret mot de nycklar och taggar som finns i förvaring eller är utlämnade. Notera innehavare och vad varje nyckel avser.
• Dokumentera återlämning från avgående ledamöter och utlämning till nya ansvariga. Anteckna avvikelser som behöver följas upp.
• Visa vem som ansvarar för förvaring, registret och kontakten med låsleverantören.

7. Följ upp överlämningen

• Sammanställ vad ni gått igenom och vad som återstår. Ge varje öppen punkt en ansvarig och ett uppföljningsdatum.
• Boka en kort avstämning när den nya styrelsen hunnit arbeta i systemen. Kontrollera åtkomst, dokument och ärenden som fortfarande saknar nästa steg.
• Bestäm en kontaktväg för kvarvarande frågor till den avgående styrelsen och när överlämningen ska vara avslutad.

Låt underlaget följa föreningen

StyrHub samlar styrelsens mejl, dokument, möten och projekt i föreningens arbetsyta. Nya ledamöter får tillgång utifrån sina behörigheter och kan fortsätta med samma underlag. Styrelsen behöver fortfarande gå igenom ansvar, bjuda in rätt personer och avsluta åtkomst för dem som lämnar. StyrHub används vid sidan av föreningens befintliga förvaltning.